GlansGarant Automatisering

Van aanvraag tot certificaat: slimmer werken zonder de menselijke controle te verliezen.

Wat we deden

Workflow-automatisering
Bedrijfsprocessen
Webdevelopment
Leadgeneratie

Projectteam

Jos Bond Web Developer / Partner
John Bond AI Engineer
Ron Steur Managing Director / Partner
Erik Jonk Marketing Manager / Partner

Introductie

GlansGarant biedt onderhoudsabonnementen voor schilderwerk, uitgevoerd door aangesloten schildersbedrijven door heel Nederland. QStylez helpt om steeds meer terugkerende processen binnen die organisatie slim te automatiseren.

Strategie

Bij honderden aanvragen en tientallen aangesloten schilders ontstaan veel momenten waarop processen kunnen vertragen. Daarom keken we niet naar één losse automatisering, maar naar de volledige route: van aanvraag en afspraak tot offerte, akkoordverklaring en administratieve afhandeling.

Opvolging

Voor iedere fase zijn automatische bewakers ingericht. Ze signaleren wanneer een aanvraag blijft liggen, gegevens ontbreken of een offerte te lang openstaat. De juiste organisatie krijgt automatisch bericht, waardoor minder handmatige controle nodig is en aanvragen niet ongemerkt uit beeld verdwijnen.

Slimme planning

Ook het plannen van afspraken is geautomatiseerd. Klanten kiezen zelf uit beschikbare momenten, waarbij het systeem rekening houdt met agenda’s én werkelijke reistijd. Alleen afspraken die logisch in de bestaande route passen worden aangeboden. Waar beoordeling nodig is, houdt een medewerker van GlansGarant de controle.

Automatische verwerking

Akkoordverklaringen worden automatisch uitgelezen en gekoppeld aan het juiste dossier. Gegevens, bedragen en betalingen worden gecontroleerd voordat de verwerking doorgaat. Klopt alles, dan kan het proces automatisch verder tot en met het versturen van het onderhoudscertificaat.

Het resultaat

Werk dat voorheen veel handmatige controle en administratie vroeg, loopt nu grotendeels zelfstandig door. Medewerkers richten zich vooral op uitzonderingen en beslissingen die daadwerkelijk aandacht vragen. Automatisering neemt het repeterende werk over; het menselijke oordeel blijft waar dat belangrijk is.

( Volgend project )